Crea cohortes de usuarios, sube un archivo CSV y sincronízalos en un curso para matricular grupos grandes en minutos en lugar de horas.
¿Qué es un archivo CSV?
CSV significa Comma Separated Values (valores separados por comas). Es un archivo de texto plano donde cada línea representa un usuario y cada dato está separado por una coma o punto y coma. Se puede crear y editar con Excel, Google Sheets o cualquier hoja de cálculo.
Ejemplo de una línea dentro de un CSV:
username,firstname,lastname,email juan.perez,Juan,Pérez,[email protected]
Moodle lee este archivo y crea o actualiza usuarios de forma automática a partir de esa información.
¿Qué es una Cohorte?
Una cohorte es un grupo de usuarios a nivel de sitio o de categoría. No pertenece a un solo curso, sino a toda la plataforma. Funciona como una lista de personas que pueden ser matriculadas en uno o varios cursos al mismo tiempo.
La diferencia con un grupo es importante:
| Concepto | Alcance | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Grupo | Dentro de un curso | Dividir estudiantes dentro de un curso |
| Cohorte | Todo el sitio o categoría | Matricular un conjunto de usuarios en uno o varios cursos |
Ejemplo de uso de cohorte: tienes 80 empleados del departamento de Ventas. Los agregas a una cohorte llamada Ventas 2025 y esa cohorte la sincronizas con 3 cursos. Todos quedan matriculados en los 3 cursos automáticamente.
¿Qué es la Sincronización de Cohorte?
La sincronización de cohorte es un método de matriculación que mantiene el curso actualizado automáticamente. Si agregas un usuario nuevo a la cohorte, queda matriculado en el curso de forma automática. Si lo retiras de la cohorte, pierde el acceso al curso también de forma automática.
Esto lo diferencia de la matriculación manual de cohorte, que es una acción de una sola vez y no se actualiza cuando cambia la cohorte.
Flujo de trabajo completo
Este tutorial sigue tres fases en orden:
- Crear la cohorte
- Subir usuarios al sitio y asignarlos a la cohorte mediante CSV
- Sincronizar la cohorte con el curso
Fase 1 — Crear la Cohorte
Paso 1 — Acceder a Cohortes
- Haz clic en tu nombre de usuario (esquina superior derecha)
- Selecciona Administración del sitio
- Ve a la pestaña Usuarios
- Selecciona Cuentas → Cohortes
Verás la lista de todas las cohortes existentes en el sitio.
Paso 2 — Crear una nueva cohorte
- Haz clic en el botón Añadir
- Completa el formulario:
Nombre
El nombre visible de la cohorte. Ejemplo: Estudiantes Ventas 2025
ID de cohorte
Un identificador único y corto. Es el valor que usarás en el archivo CSV. Ejemplo: ventas2025
El archivo CSV usa el ID de cohorte, no el nombre. Si el ID queda vacío al crear la cohorte, el CSV no podrá encontrarla correctamente.
Contexto
Define el alcance de la cohorte:
- Sistema → disponible en todo el sitio
- Categoría → disponible solo en una categoría de cursos
Descripción
Campo opcional. Úsalo para anotar para qué grupo o ciclo fue creada.
- Haz clic en Guardar cambios
La cohorte aparecerá en la lista. Por ahora está vacía, sin usuarios.
Fase 2 — Subir usuarios mediante CSV
Este proceso crea cuentas de usuario en la plataforma y los asigna a la cohorte al mismo tiempo.
Paso 3 — Preparar el archivo CSV
Abre Excel o Google Sheets y crea una hoja con las siguientes columnas en la primera fila:
username,password,firstname,lastname,email,cohort1
Campos obligatorios
username — nombre de usuario único para cada persona. Sin espacios, sin caracteres especiales. Ejemplo: juan.perez
password — contraseña inicial del usuario. Debe cumplir los requisitos de seguridad del sitio. Ejemplo: Pass1234
firstname — nombre de pila del usuario
lastname — apellido del usuario
email — correo electrónico. Debe ser único en la plataforma
Campo para asignar a la cohorte
cohort1 — el ID de cohorte que creaste en el Paso 2. Ejemplo: ventas2025
Si necesitas asignar al usuario a más de una cohorte, agrega columnas cohort2, cohort3, etc.
Ejemplo de archivo completo
username,password,firstname,lastname,email,cohort1 juan.perez,Pass1234,Juan,Pérez,[email protected],ventas2025 maria.lopez,Pass1234,María,López,[email protected],ventas2025 carlos.ruiz,Pass1234,Carlos,Ruiz,[email protected],ventas2025
Cuando termines, guarda el archivo en formato CSV (delimitado por comas) desde Excel: Archivo → Guardar como → CSV (delimitado por comas).
Moodle recomienda guardar el archivo con codificación UTF-8 para evitar problemas con tildes, eñes y caracteres especiales.
Paso 4 — Subir el archivo CSV a Moodle
- En Administración del sitio ve a Usuarios → Cuentas → Subir usuarios
- Arrastra el archivo CSV al área indicada o haz clic en Seleccionar un archivo para buscarlo
- Haz clic en Subir usuarios
Paso 5 — Configurar las opciones de subida
Verás una pantalla con opciones antes de ejecutar la carga:
Delimitador del CSV
Selecciona el separador que usaste en el archivo: coma (,) o punto y coma (;). Usa el mismo que tiene tu archivo.
Codificación
Selecciona UTF-8 si guardaste el archivo con esa codificación.
Tipo de subida
Define qué hace Moodle cuando un usuario del CSV ya existe en la plataforma:
- Añadir nuevo, actualizar existente → crea los nuevos y actualiza datos de los que ya existen
- Solo añadir nuevos usuarios → ignora a los que ya existen
- Actualizar solo existentes → no crea nuevos, solo modifica los que ya están
Para una carga inicial selecciona Añadir nuevo, actualizar existente.
Contraseña
- Campo en el archivo → usa la contraseña que escribiste en la columna password
- Crear contraseña y notificar al usuario → Moodle genera una contraseña y envía un correo al usuario
Paso 6 — Previsualizar y confirmar
- Haz clic en Vista previa
- Moodle mostrará una tabla con los primeros usuarios del archivo para que verifiques que los datos se leen correctamente
- Revisa que nombres, correos y cohortes aparecen bien
- Si hay errores corrige el archivo CSV y vuelve a subirlo
- Cuando todo esté correcto haz clic en Subir usuarios
- Al finalizar haz clic en Continuar
Los usuarios quedarán creados en la plataforma y asignados a la cohorte ventas2025.
Fase 3 — Sincronizar la Cohorte con el curso
Ahora conectarás la cohorte al curso para que todos sus miembros queden matriculados automáticamente.
Paso 7 — Acceder a los métodos de matriculación del curso
- Ingresa al curso donde quieres matricular a los usuarios
- En el menú superior haz clic en Más
- Selecciona Participantes
- Haz clic en el ícono de engrane
- Selecciona Métodos de matriculación
Paso 8 — Añadir Sincronización de Cohorte
- En el menú desplegable Añadir método selecciona Sincronización de cohorte
- Verás el formulario de configuración:
Cohorte
Selecciona la cohorte que creaste. Ejemplo: Estudiantes Ventas 2025
Añadir al grupo
Opcional. Si quieres que los miembros de la cohorte queden también asignados a un grupo dentro del curso, selecciona un grupo existente o elige crear uno nuevo.
Rol a asignar
Selecciona el rol con el que se matricularán los usuarios. Normalmente Estudiante.
- Haz clic en Añadir método
Paso 9 — Verificar la matriculación
- Ve a Más → Participantes
- Confirma que los usuarios de la cohorte aparecen en la lista con el rol Estudiante
A partir de este momento, cualquier usuario que agregues a la cohorte ventas2025 quedará matriculado automáticamente en el curso. Y cualquier usuario que retires de la cohorte perderá el acceso automáticamente.
¿Qué pasa si los usuarios ya existen en la plataforma?
Si los usuarios ya tienen cuenta en Moodle y solo necesitas asignarlos a la cohorte, el CSV puede ser mucho más simple. Solo necesitas dos columnas:
username,cohort1 juan.perez,ventas2025 maria.lopez,ventas2025
Sube este archivo por Administración del sitio → Usuarios → Cuentas → Subir usuarios con la opción Actualizar solo existentes y los usuarios quedarán añadidos a la cohorte sin modificar sus cuentas.
Resumen del flujo completo
| Paso | Acción | Dónde |
|---|---|---|
| 1 | Crear la cohorte con su ID | Administración → Usuarios → Cohortes |
| 2 | Preparar el CSV con columna cohort1 | Excel o Google Sheets |
| 3 | Subir el CSV | Administración → Usuarios → Subir usuarios |
| 4 | Añadir Sincronización de cohorte al curso | Curso → Más → Participantes → Métodos de matriculación |
| 5 | Verificar participantes | Curso → Más → Participantes |
Fuentes consultadas Documentación oficial Moodle — Cohortes: https://docs.moodle.org/502/en/Cohorts Documentación oficial Moodle — Subir usuarios: https://docs.moodle.org/501/en/Upload_users Documentación oficial Moodle — Sincronización de cohorte: https://docs.moodle.org/502/en/Cohort_enrolment Documentación oficial Moodle — Subir cohortes: https://docs.moodle.org/500/en/Upload_cohorts
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